Jeder ist herzlich eingeladen, sich dem Aufruf anzuschließen. Personen, die über Fachwissen im Zusammenhang mit der Dringlichkeitssitzung verfügen, werden ermutigt, sich daran zu beteiligen. Jeder ist herzlich eingeladen, sich an der Diskussion zu beteiligen, aber die Teammitglieder, die direkt an dem Vorfall beteiligt sind, sollten diejenigen sein, die die Dringlichkeitsresolution leiten. Es gibt viele dringende und wichtige Situationen, die eine Notfallbesprechung erfordern können, einschließlich schwerwiegender Probleme mit der Kundenauswirkung, Sicherheitsverletzungen oder einer anderen zeitkritischen Situation, die klare und schwerwiegende geschäftliche Auswirkungen hat. In diesen Situationen ist es am effizientesten, eine Dringlichkeitssitzung einzuberufen, um das Problem so schnell wie möglich zu lösen. Ganz gleich, ob Sie mit der Erstellung von Notizen für einen Ausschuss beauftragt wurden oder zum Sekretär des Vorstands Ihrer Organisation ernannt wurden, die Vorbereitung von Sitzungsprotokollen muss keine schwierige Aufgabe sein. Hier sind einige Tipps und Ideen, die Ihnen beim Schreiben und Vorbereiten effektiver Besprechungsprotokolle helfen, sowie ein Sitzungsprotokollbeispiel und eine Vorlage für Besprechungsprotokolle, der Sie folgen können. Diese Muster wurden auf Empfehlung des SUES-Berichts und auf Eine Anfrage der Dekane, die für die Bachelor-Ausbildung (H&S, Engineering & Earth Systems) und des Vice Provost for Undergraduate Education zuständig sind, entwickelt. Die Herausforderung bestand darin, eine Vorgehensweise zu entwickeln, die Einschreibungskonflikte mildert, die die Kursteilnehmer während des SUES-Prozesses zur Kenntnis nahmen. Die nachstehenden Leitlinien sollten im Falle von Dringlichkeitssitzungen berücksichtigt werden. Wenn Sie eine neue Rolle als Protokollnehmer oder Sekretär übernehmen, fragen Sie den Vorsitzenden des Ausschusses oder des Boards, welche Erwartungen sie an Ihre Rolle während der Sitzung haben, sowie die Art der Details, die er/sie im Protokoll erwartet. Wenn sich Ihr Vorstand oder Ausschuss beispielsweise mit Anträgen befasst oder über Punkte/Themen abstimmt, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, ob Sie Namen derer nennen müssen, die Anträge stellen, Abordnungen usw. Wenn Sie sich mit dieser Art von Verfahren befassen, können Sie (und Ihr Vorsitzender) auf Roberts Geschäftsordnung verweisen.

Siehe auch diese umfassende Zusammenfassung der Besprechungsmuster. Die Arbeitsgruppe verwendet eine W3C-Mitglieds-Mailingliste w3c-xml-protocol-wg@w3.org> und eine öffentliche Mailingliste mit xml-dist-app@w3.org>. Die öffentliche Mailingliste mit ihrem breiteren Publikum dient der Förderung von Offenheit und Interoperabilität und ist der bevorzugte Kommunikationskanal. Dieser Leitfaden zum Verfassen von Sitzungsprotokollen wurde von Wild Apricot erstellt, um den Freiwilligen und/oder Mitarbeitern kleiner gemeinnütziger Organisationen und Mitgliedsorganisationen zu helfen, die möglicherweise neu in der Aufgabe sind, Sitzungsprotokolle für Ausschüsse oder Verwaltungsräte zu erstellen und vorzubereiten. Bitte beachten Sie, dass, da die Format-, Stil- und Inhaltsanforderungen für Besprechungsprotokolle je nach Organisation und Art des Ausschusses oder Boards variieren, dieser Artikel nur allgemeine Richtlinien bietet, die Ihnen den Einstieg erleichtern.